行政担当者必見！氏名振り仮名届出業務の負担を減らすアウトソーシング活用法

1. 氏名振り仮名届出業務の重要性

改正戸籍法の概要と影響

令和5年6月2日に成立し、同月9日に公布された改正戸籍法により、戸籍に氏名の振り仮名（フリガナ）の記載が義務化されました。この改正は、家庭や社会における情報管理の透明性を高め、公的書類の作成や本人確認手続きを簡略化することを目的としています。
 
この法律の施行は令和7年5月26日に予定されており、施行後には住民票や運転免許証の発行など、公的手続きにおいて、正確な振り仮名の管理が求められます。手続きの効率化が期待される一方、行政機関や企業には新たな業務負担も生じるため、早急な対応が必要です。

振り仮名業務の重要性

日本の氏名には多様な読み方があり、誤記載がトラブルを招くことがあります。近年の調査では、戸籍関連の書類で誤表記が増加していることが指摘されており、行政サービスの円滑な提供に影響を与えています。
 
この改正により、氏名の振り仮名が正式に戸籍に登録されることで、行政手続きの正確性が向上します。しかし、業務負担の増大は避けられず、効率的な運用が求められます。
 
弊社では、氏名振り仮名の届出業務をワンストップで支援し、行政機関や企業の負担軽減に貢献します。これにより、よりスムーズな業務運営が可能になります。

2. 一貫した体制での業務支援

 
弊社は、氏名振り仮名の届出業務をワンストップで支援する体制を整えています。具体的なサポート内容は以下の通りです。
・通知書の印刷・発送
　…支給された発送データを基に、通知書を印刷し、圧着ハガキにて発送します。
・届出書の回収・受付（変更がある場合のみ）。
　…返送された届出書を回収し、到着確認の受付作業を行います。
　変更がある場合は住民から以下の方法で届出書が送付されます。
　① マイナポータルを通じて提出
　② 役所の窓口にて提出
　③ 郵送（書式はWEBサイトからダウンロード可能） 
・不備確認・修正入力
　…届出書に不備がないか確認し、不備がある場合は対象者に架電します。不備が解消された届出書から、振り仮名の修正入力を行います。
・コールセンターによる問い合わせ対応
　…住民からの制度や記入方法などに関する問い合わせを承ります。
特に、コールセンターを活用することで、住民からの問い合わせにも迅速に対応し、行政サービスの質の向上に貢献します。

3. ユニボイス（Uni-Voice）

 
ユニボイス（Uni-Voice）は、視覚障害や読字障害のある方々にとって、重要な情報取得手段となります。このシステムは、QRコードに似た2次元コードを使用し、スマートフォンアプリを通じて情報を音声で伝達する仕組みです。
ユニボイスを導入することで、より多くの方々にとって利便性の高い届出業務を実現します。

4. 迅速かつ正確な対応

 
弊社では、一貫した迅速な対応をお約束します。
・届出業務をワンストップでサポート
　…通知書の印刷発送から、届出書の回収後の確認作業まで、すべての作業を一社で完結します。
・迅速な処理体制
　…回収後の書類審査等はあらかじめ専用マニュアルを用意し、迅速かつ正確に審査を行います。
・住民対応の負担軽減
　…弊社ではコールセンター業務に豊富な実績がございます。住民からのお問い合わせ対応は安心してお任せください。
これにより、お客様は複雑な業務に追われることなく、本来の業務に集中していただけます。また、弊社のサポートを活用することで、行政サービスの質の向上も期待できます。

5. まとめ

 
改正戸籍法に基づく氏名振り仮名の届出業務に対し、弊社は一貫した業務支援を提供いたします。業務の効率化、迅速な対応、さらにはユニボイスを活用した住民サービスの向上を実現し、お客様の負担軽減に貢献します。
ぜひ、弊社のサービスをご検討ください。